Wie kann die E-Mail-Flut verhindert werden?

Kennen Sie den Geruch von alten, verstaubten Briefen, die ihre besten Minuten schon hinter sich hatten? Die Briefmarke weist schon einen etwas älteren Stempel auf und auch der Umschlag scheint schon zu vergilben. Solche Exemplare findet man wahrscheinlich nur mehr auf Dachböden. Aber auch im Alltag ist es schwer noch einen Brief in die Hand zu bekommen. Wenn dann wird es eine Rechnung oder ein wichtiges schriftliches Dokument, wie ein Vertrag verpackt in einem Kuvert, sein. Was heute unseren Alltag dominiert kann ganz einfach mit sechs Zeichen dargestellt werden: E-Mail! Ich bin noch immer ein Verfechter des guten alten Briefeschreibens, auch wenn ich es selbst fast nicht mehr mache. Auch ich sitze jeden Morgen vor meinem privaten als auch beruflichen Posteingang und versuche die Flut von digitalen Nachrichten in Spam, Interessant und Uninteressant zu gliedern.

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Dieser Herde von E-Mails wird auch kaum ein Limit gesetzt, denn mit einem Speicherplatz von bis zu einem Gigabyte bei Webmail-Anbietern, haben sehr viele Botschaften Platz. Das einzige was hilft, im E-Mail-Chaos eine Überblick zu bewahren, ist strukturiertes Arbeiten und vor allem das richtige Verfassen von Nachrichten. Damit tut man nicht nur anderen einen Gefallen, sondern schafft es auch, das Schreiben effizienter und schneller zu erledigen. Die Glaubwürdigkeit und die Rückmeldungen auf die Mail werden rasant steigern. Mit diesen zehn Expertentipps sollte Ihre nächste E-Mail bestimmt nicht im Papierkorb landen:

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• Kurzer und selbsterklärender Betreff: Das erste, was die Empfänger lesen, ist der Betreff. Hört sich dieser wenig vertrauenswürdig an, wird die Nachricht schnell einmal als Spam abgehandelt. Bringen Sie Ihr Anliegen schnell und kurz auf den Punkt, dann wird im besten Falle das Interesse noch mehr geweckt.

• Kurz: In der Mail sollte nur das Allerwichtigste geschildert werden. Alles andere kann etwa als Dokument in den Anhang gestellt werden. Neben kurzen Sätzen, sollte auch unnötige Informationen vermieden werden. Nicht jeder Satz benötigt ein UND, ODER, ABER oder SO.

• Direkter Einstieg: Kommen Sie gleich am Anfang zum Kern Ihrer Nachricht. Damit weiß der Leser gleich in den ersten Sekunden, was Sie von ihm wollen. Erläuterungen und Erklärungen sollen erst später folgen.

• Ein Thema: Versuchen Sie nicht eine E-Mail für hunderttausend Zwecke zu verwenden. Bleiben Sie bei dem Thema. Falls etwas anderes Wichtiges ansteht, verfassen Sie eine weitere, kurze E-Mail. Immer von Thema zu Thema arbeiten.

• Keine Abkürzungen: So oft man im privaten Bereich auch die Abkürzung „lg“ (liebe Grüße) verwendet, im Beruflichen ist das nicht ratsam. Genauso wenig sollte „mfg“ (mit freundlichen Grüßen) Verwendung finden. Für den Leser ist die Entzifferung dieser Hieroglyphen äußerst mühsam. Ein absolutes No-Go ist, schon bei der Begrüßung auf die faule Variante umzusteigen und diverse Floskeln nur mehr abzukürzen.

• Rechtschreibung: Das Internet ist ein schnelllebiges Medium, das ist allseits bekannt. Es ist auch Gang und Gebe, dass man bei diversen Portalen auf Groß- und Kleinschreibung ganz verzichtet. Aber im geschäftlichen Umfeld sollten Sie diese Arbeitsweise nicht annehmen. Eine korrekte Schreibweise und Grammatik vermittelt Seriosität und präsentiert auch das Image Ihres Unternehmens.

• Formatierung: Wie die E-Mail auf den ersten Blick wirkt, ist äußerst wichtig. Zwar gibt es eine Menge Gestaltungsmöglichkeiten (fett, kursiv, groß, unterstrichen, Kapitälchen, …) aber lassen Sie davon lieber die Finger! Wichtig ist, dass der Text mit Hilfe von Absätzen gut und sorgfältig strukturiert wird. Alles andere stört nur beim Lesen.

• Keine Massenmails: Versuchen Sie den Empfängerkreis so klein wie möglich zu halten. Die Mail sollte exklusiv wirken und nicht als Massenmedium empfunden werden. Setzen Sie niemals die Adresse eines Kunden oder eines Geschäftspartners auf „CC“, in den meisten Fällen werden Sie hier keine Antwort bekommen.

• Signatur: Ihre Signatur ist wichtig um Kontaktdaten bekanntzugeben. Aber überfordern Sie Ihren Empfänger nicht. Nur wichtige Infos wie Name, Unternehmen, Telefonnummer, Adresse und vielleicht eine weitere Kontaktmöglichkeit im Internet sollten angeführt sein.

• Geschäftlich formulieren: Versuchen Sie immer sachlich zu bleiben. Sie können zwar mit dem einen oder anderen Kontakt etwas umgangssprachlicher schreiben, aber vermeiden Sie, sich eine zu private Schreibweise anzugewöhnen. Das wirft ein schlechtes Bild auf Ihre Seriosität.

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