Out of the Office

Die Urlaubssaison ist gerade an ihrem Höhepunkt und viele Schreibtische sind daher unbesetzt. Um so mehr ärgern sich diejenigen, die bei traumhaftem Wetter auf dem Bürostuhl verweilen, über die Anhäufung von Abwesenheitsnotizen in der E-Mail Inbox. Diese Benachrichtigungen informieren nicht nur penetrant über das Urlaubsglück anderer, sondern behindern auch die eigene Arbeit, weil die Wartezeit auf Antworten lang ist.

Wenn dann auch noch die Formulierung der Abwesenheitsnotiz taktlos und unzulänglich ist, fühlt man sich ein wenig auf den Schlips getreten. Nichts desto trotz können kreative Abwesenheitsnotizen für Auflockerung im Büroalltag sorgen, so lange sie zum Unternehmen passen und nicht allzu unverschämt sind. Dabei dürfen die wichtigsten Informationen allerdings nicht fehlen.

Eine Abwesenheitsnotiz sollte über den Zeitraum und Grund der Abwesenheit Auskunft geben und den Empfänger darüber informieren, ob das E-Mail gelöscht, weitergeleitet oder zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet wird. Zudem sollte dem Empfänger eine Ansprechperson genannt werden, an die er sich in dringenden Fällen wenden kann.

Folgende Beispiele zeigen auf, wie weit das Spektrum an Formulierungen reicht, von der klassisch, sachlichen Meldung über die kreativ, aufschneiderische bis hin zur frechen und unhöflichen Abwesenheitsnotiz.

• Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis 1.8.2011 nicht erreichbar. Ich werde auf Ihre E-Mail so schnell wie möglich nach meiner Rückkehr antworten. In dringenden Fällen können Sie mein Büro kontaktieren.
• Ich bin bis 1. August auf Urlaub und daher nicht erreichbar. Nehmen Sie sich doch auch ein wenig Auszeit!
• Ich packe gerade meinen Porsche Cayenne, hänge die Segelyacht an und fahre zu einem meiner Urlaubsdomizile mit eigenem Pool, Tennisplätzen und Privatgolfplatz. E-Mails werden daher in den nächsten Wochen nicht beantwortet und bearbeitet. Ich bitte um Geduld bis zum 1.8.2011.
• Ich bin bis 1. 8.2011 auf Urlaub und erlaube jedem Absender in diesem Zeitraum ein E-Mail an mich zu senden. Bitte überlegen Sie sich gut mit welchem Anliegen Sie sich an mich wenden und merken Sie sich, wenn Sie bereits ein E-Mail an mich geschickt haben.
• Ich bin derzeit auf Urlaub und habe täglich Zugang zu Telefon und Internet. Leider werde ich diese aber nicht für berufliche Zwecke benutzen.

Ganz so vorlaut sollte man mit denjenigen, die im Büro zurückgeblieben sind, allerdings nicht umgehen. Trotzdem wünschen wir allen, die bereits an einer kreativen Abwesenheitsnotiz tüfteln, einen erholsamen Urlaub!