Das papierlose Büro – Eine Zukunftsvision?!

AktenNonSticky Das papierlose Büro – Eine Zukunftsvision?!Nachdem sich die Computer in den Büros verbreitet hatten, schien eines klar zu sein: Büroarbeit und -kommunikation wird eines Tages papierlos sein. Doch seither sind mehr als 20 Jahre vergangen und noch immer türmen sich die Papierstöße in den meisten Büros. Das papierlose Büro scheint nach wie vor eine Zukunftsvision zu sein.

Ein aktuelle britische Studie zeigt auf, dass pro Person und Tag durchschnittlich 45 Blatt gedruckt werden. Von den jährlich 10.000 gedruckten Blättern sind 6.800 für den Papierkorb bestimmt. Die Idee, auf ein papierloses Büro umzusatteln, hatten bereits 63 Prozent der befragten Unternehmen in Großbritannien. In Frankreich ziehen 84 Prozent in Betracht, auf Papier gänzlich zu verzichten, während es in Deutschland 74 und in Spanien nur 31 Prozent sind.

Dabei nimmt die Lagerung der Geschäftsdokumente und Belege in Papierform nicht nur sehr viel Platz in Anspruch, Unterlagen aus Papier sind oft auch unübersichtlich archiviert und daher schwer auffindbar. Unternehmen haben in der Regel keine zuständige Institution für das Dokumentenmanagement und verschiedene Abteilungen archivieren unterschiedlich. Es kommt zu einem enormen Informationszuwachs, weil Dokumente sowohl digital als auch auf Papier aufbewahrt werden.

Effizient, sicher und kostengünstig

Durch die Digitalisierung der Dokumente hat man einen besseren Zugang und auf Grund effizienterer Archivierung sind diese schneller abrufbar. Außerdem kann man sie durch Verschlüsselungen und die Vergabe von Passwörtern sicher und geschützt aufbewahren. Kosten können nicht nur beim Einkauf von Papier und beim Druck eingespart werden, sondern auch bei der Lagerung von Dokumenten oder etwa beim Versand.

Trotzdem schrecken viele Unternehmen vor der Digitalisierung zurück. Die größte Herausforderung scheint der rasche Übergang zu einer papierlosen Arbeitsumgebung zu sein, denn die bestehenden Papierdokumente müssen in elektronische Dateien umgewandelt werden. Es gilt zu überlegen, wie viele der bestehenden Unterlagen digitalisiert werden sollen und wie man entscheidet, was auch in Papierform aufbewahrt werden muss.

Denn ganz ohne Papier kommt kein Unternehmen aus. Es gibt gesetzliche Regelungen, die Aufbewahrungsrichtlinien vorschreiben. Verträge oder Wirtschaftsprüfungen müssen auch in Papierform vorliegen. Außerdem muss überlegt werden, wie man mit Papierdokumenten umgeht, die nach wie vor von Lieferanten und Kunden eingehen.

Going High Tech

Wenn man auf eine elektronische Dokumentenverwaltung umsteigt, muss man mit Kosten für die Soft- und Hardware rechnen. Für die Digitalisierung werden neue Programme benötigt, für die wiederum die Hardware genug Kapazitäten haben muss. Auch der Speicherplatz für die digitalen Dokumente muss ausreichend eingeplant werden.

Ein Dokumentenmanagement-System muss mit allen Arten von Schriftstücken umgehen können, egal, ob diese computergeneriert sind, per Fax oder per E-Mail eintreffen. Es muss über eine Möglichkeit des “Document Imaging” verfügen, das heißt Papierdokumente scannen, konvertieren und speichern können. Zudem müssen Buchstaben – selbst wenn sie nur als Bild gespeichert sind – als Text erkannt werden. Eine gute Software verfügt darüber hinaus über Funktionen wie Reporting Tools, Kontrollen über außer Kraft tretende Dokumente, Löschfunktionen zu vordefinierten Daten, webbasierte Ansichtsmöglichkeiten, automatische Benutzererkennungen und die Erstellung von Sicherungskopien.

Bei der Digitalisierung können externe Anbieter mit ihrem spezifischen Know-How behilflich sein. Sie übernehmen den gesamten Digitalisierungsprozess, beraten bei der Einrichtung des entsprechenden Equipments und der Software, hosten Daten, vernichten nicht mehr benötigte Dokumente und gestalten die Sicherheitsvorkehrungen.

Auch die Einschulung des Personals wird von externen Dienstleistern übernommen, denn für die Mitarbeiter bringen die technischen Neuerungen maßgebliche Veränderungen mit sich. Sie müssen ihre Arbeitsweise ändern, Gewohnheiten über Bord werfen und neue Routinen erlernen. Auch der Umgang mit der neuen Software stellt sie vor neue Herausforderungen.

Entscheidend für den Übergang zu einem papierlosen Büro ist nicht nur die Einstellung der Unternehmensführung, sondern auch jene jedes einzelnen Mitarbeiters. Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme versuchen sich allerdings an die gewohnten, analogen Archivierungssysteme anzupassen und die Umstellung so einfach wie möglich zu gestalten.

Bildrechte: Rolf van Melis/pixelio.de

Impressum Ingrid

Formen, Farben und Designs haben es unserer Ingrid angetan. Mit diesen Gestaltungelementen experimentiert sie in Grafikprogrammen und verpasst so manchen Blogartikeln und Internetseiten den richtigen Auftritt. Aber auch unsere Social-Media-Kanäle werden von ihr gefordert und mit neuen Inhalten gefüttert. “American English” – sie hat bereits in den Vereinigten Staaten gearbeitet – ist für die Niederösterreicherin genauso kein Problem, wie etwas tiptop zu Ende zu bringen - selbst wenn das für sie die eine oder andere Überstunde bedeutet. Als begeisterte Citybike-Kartenbesitzern radelt sie nicht nur täglich die Strecke zur Arbeit, sondern auch zu den Shopping-, Kulinarik- und Kulturhotspots der Stadt.

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One Response to “Das papierlose Büro – Eine Zukunftsvision?!”

  1. Nils Koch sagt:

    Ein sehr interessanter Artikel. Es wird in der heutigen Zeit immer wichtiger für Unternehmen sich als umweltschonend und grün darzustellen. Abgesehen von Corporate Social Responsibility ist es ja nicht nur die Umwelt, die geschont wird, sondern auch das Bankkonto. Denn ein Verzicht auf Papier (soweit man die Dokumente nicht auf Papier vor Ort haben muss) kann dem Unternehmen viel Kosten einsparen.
    Und bei Privatleuten kann so der frei gewordene Platz anders und vor allem für schönere Dinge verwendet werden als für Ordner.