Wir geben es ungern zu, aber Ablenkungen sind uns im Arbeitsalltag immer sehr willkommen. Egal, ob es ein Gespräch an der Kaffeemaschine ist oder ein nettes Video, das uns der Kollege wieder einmal über den Messenger zugeschickt hat: Wir lenken unsere Aufmerksamkeit weg von dem, was wir eigentlich tun sollten – während sich die Arbeit auf dem Schreibtisch staut.
Einer amerikanischen Studie zu Folge entsteht einem Unternehmen mit 1.000 Angestellten durch die Ablenkungen ein Schaden von jährlich zehn Millionen US-Dollar. Doch nicht nur für das Unternehmen ist der Produktivitätsverlust schädlich, auch als Mitarbeiter muss man zu einem späteren Zeitpunkt die Konsequenzen tragen und mit erhöhtem Stress rechnen. Folgende Ratschläge helfen, den Arbeitsfluss zu bewahren:
Frühaufsteher
Morgens ist das Büro meistens leer, was bedeutet, dass auch die Chance, abgelenkt zu werden, gering ist. Frühaufsteher haben daher einen Vorteil und können die Ruhe vor dem Sturm auf produktive Weise nutzen. Die Konzentration ist noch gänzlich vorhanden und auch das Telefon wird in den frühen Stunden noch einigermaßen still sein. Die Produktivität ist zu diesem Zeitpunkt also auf dem Höchstpunkt.
Kein Multitasking
Multitasking ist in vielen Unternehmen eine häufig gefragte Eigenschaft. Doch in Wirklichkeit ist der planlose Wechsel von einer Tätigkeit zur anderen kontraproduktiv. Besser ist es, eines nach dem anderen zu erledigen. Wenn sich Unterbrechungen tatsächlich nicht vermeiden lassen, hilft eine Liste, zum Faden zurückzukehren.
Abwesenheitsnotiz
Trotz aller Open Door Policies, kann man die Bürotüre auch einmal schließen und sich auf seine Arbeit konzentrieren. Damit sich die Kollegen nicht unhöflich behandelt fühlen, kann man eine Notiz an der Tür hinterlassen. Auch das Telefon kann man abschalten oder für einen bestimmten Zeitraum an einen Kollegen umleiten. Ebenso kann man kurzfristig eine E-Mail Abwesenheitsnotizen einstellen.
Unterbrechungszeiten
Umgekehrt kann man auch Zeiten einrichten, in denen man Unterbrechungen zulässt, Kollegen zum Gespräch bittet oder seine E-Mails bearbeitet. Schließlich muss die Inbox ja nicht ständig geöffnet sein. Wer zwei bis dreimal täglich neue Nachrichten abruft, hat für den Rest des Tages Ruhe. Wenn notwendig, kann man einen Autoresponder einrichten, der den Absendern mitteilt, dass Emails zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.
E-Mail Stopp
Der E-Mail Verkehr ist oft besonders zeitraubend und sollte so gut es geht, vermieden werden. Oft ist es effektiver, gleich zum Telefonhörer zu greifen, als dreimal hin und her zu schreiben, bis man eine Antwort hat. Außerdem kann man die eingehenden E-Mails auch reduzieren, indem man sich von Newslettern abmeldet und abwartet, was man tatsächlich vermisst, bevor man sie erneut abonniert. Zudem kann ein Spamfilter wahre Wunder bewirken.
Gezielte Pausen
Bei Vermeidung sämtlicher Unterbrechungen sollte man trotzdem nicht auf Pausen verzichten. Empfohlen werden diese alle 60 bis 90 Minuten, weil das Gehirn nach diesem Zeitraum erschöpft ist. Es ist durchaus sinnvoll, wenn man auch einmal vom Platz aufsteht, einen kurzen Spaziergang macht oder eine Kleinigkeit isst. Man ist produktiver, wenn man mehrere Pausen macht, muss so allerdings damit rechnen, länger im Büro zu sein.
Ortswechsel
Die Produktivität kann sich auch erhöhen, wenn man den Arbeitsort wechselt und ein ruhiges Plätzchen sucht, an dem man sich gänzlich auf eine Aufgabe konzentrieren kann. Empfehlenswert ist es auch, die Mittagspause außer Haus zu verbringen. Denn wenn man im Büro bleibt, ist man empfänglich für Unterbrechungen und eine gestörte Mittagspause wird oft nicht als solche registriert.
Lärm ausschalten
Manchmal geht es leider nicht, einfach die Türe zu schließen, die Kollegen wegzuzaubern und Gespräche auszublenden. Dann muss man an der eigenen Konzentration arbeiten und lernen, wichtige Signale von Hintergrundgeräuschen zu unterscheiden. Hilfreich dabei sind Kopfhörer, auf denen man an Stelle der Plaudereien von Kollegen seine Lieblingsmusik hören kann. Oft verfügen diese auch über eine Dämpfung, die Hintergrundgeräusche ein wenig ausblendet.
Natürlich ist es keine Katastrophe, Pausen auch mal spontan einzulegen und sich auf das eine oder andere Schwätzchen mit dem Kollegen einzulassen. Schließlich können Ablenkungen auch ganz positive Seiten haben, etwa indem sie kreative Leistungen anregen.
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